Key: AC20250307
Saltillo, Coahuila de Zaragoza. Acuerdo correspondiente a la sesión del 27 de febrero de 2025.
Resumen. En este acuerdo el Pleno del Consejo de la Judicatura (en adelante “el Consejo”) aprueba la implementación del SIGDDA en la Sala Regional, Tribunales Distritales y en los Tribunales Laborales de este poder público. Asimismo, en este acuerdo el Consejo decide aprobar el calendario de entrega de remesas al Archivo Judicial General y a los Archivos Distritales y Únicos. Asimismo, en este acuerdo el Consejo instruye a las autoridades competentes el cumplimiento del presente acuerdo.
I. CONSIDERACIONES
1. Antecedentes
El 20 de febrero de 2025, se recibió en la Secretaría de Acuerdo y Trámite el oficio AG/91/2025 emitido por la licenciada Mixely Martínez Mata, Directora del Archivo Judicial General del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza, (en adelante Directora del AJG”).
La Directora del AJG, en este oficio comunica que el 14 de febrero de 2025, se llevó a cabo la quinceava sesión ordinaria de la Comisión Interdisciplinaria de Archivos (en adelante “CIA”). En la sesión de la CIA se aprobaron diversos temas como lo fueron la entrega de remesas mensuales a los archivos de concentración, así como la implementación del SIGDDA en segunda instancia y los Tribunales Laborales.
La Directora del AJG en el oficio AG/91/2025 comenta que en la sesión ordinaria de la CIA antes referida, se aprobó la implementación del SIGDDA, que opera a través de la Plataforma Web mediante dos módulos identificados como Archivo y Expedientes (en adelante “Plataforma Web”) en los órganos jurisdiccionales de segunda instancia y en los Tribunales Laborales del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza, para llevar a cabo la captura de inventario, el envío de remesas y para la solicitud de préstamo de documentos jurisdiccionales.
Asimismo, en este oficio la Directora del AJG, refiere que por instrucciones de la Secretaría Técnica y de Transparencia, se propone que los órganos jurisdiccionales envíen una remesa de documentos jurisdiccionales cada mes. Esta actividad tiene como finalidad contar con estadísticas actualizadas que permitan conocer de manera real el trámite procesal con el que cuentan los juzgados. Así como contar con archivos depurados, en los que en la medida de lo posible, solo se resguarden aquellos expedientes de trámite y de uso cotidiano.
De igual manera, la Directora del AJG, propone que el Archivo Judicial General rinda un informe al Consejo de la Judicatura, para comunicar los resultados obtenidos sobre el ejercicio de las remesas mensuales, y para proponer mejoras en cada uno de los envíos.
En ese sentido, el Consejo estima oportuno pronunciarse sobre la implementación de la Plataforma Web en los órganos jurisdiccionales antes descritos y el calendario de envíos mensuales de remesas, en el presente acuerdo.
2. Facultades del Consejo de la Judicatura del Estado
El Consejo de la Judicatura del Estado de Coahuila de Zaragoza (en adelante “el Consejo”) es el órgano del Poder Judicial del Estado que tiene como funciones la administración, vigilancia y disciplina de los órganos jurisdiccionales, según lo establece el artículo 143 de la Constitución Política del Estado de Coahuila de Zaragoza.
De acuerdo con el artículo 57, fracciones VIII y XI, de la Ley Orgánica del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza, tiene las siguientes facultades: supervisar el funcionamiento de los órganos que integran el Poder Judicial, así como el desempeño de sus servidores públicos y dictar las providencias necesarias para el mejoramiento de la administración de justicia; y expedir los reglamentos y acuerdos generales que sean necesarios para regular el funcionamiento del Poder Judicial y de sus órganos.
El Archivo Judicial General (en adelante “AJG”) es un órgano administrativo del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza encargado de la recepción, depósito, resguardo, conservación, orden y clasificación de expedientes y documentos generados en los órganos judiciales y dependencias administrativas del Poder Judicial, así como a proporcionar servicios de consulta a los abogados y público en general que lo requiera .
Este Consejo emitió el acuerdo C-069/2023 en la sesión celebrada el 25 de abril de 2023. En este acuerdo se aprobó la implementación del SIGDDA, que se opera en materia archivística por el AJG y los órganos de este poder público, a través de la Plataforma Web
De igual forma, en este acuerdo se decidió que, de conformidad al resultado del período de prueba de la Plataforma Web, se estaría en posibilidad de pronunciarse en relación al inicio de operaciones de tal plataforma en los demás distritos judiciales del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza.
El Consejo recuerda que en la sesión celebrada el 31 de agosto de 2023, emitió el acuerdo C-137/2023. En este acuerdo, se aprobó la implementación formal del SIGDDA y el programa de levantamiento de inventario en los órganos jurisdiccionales de primera y segunda instancia de los distritos judiciales de Saltillo, Torreón, Monclova y Río Grande, así como el calendario de entrega de remesas.
Asimismo, el Consejo constata que en el acuerdo C-137/2023 se señaló que, respecto a la implementación de este sistema informático y el programa de levantamiento de inventario del Archivo Judicial General en los distritos judiciales de Acuña, Región Carbonífera, San Pedro de las Colonias y Parras de la Fuente, se realizaría una vez que el Consejo de la Judicatura lo estimara conducente.
Por otro lado, el Consejo recuerda que en la sesión celebrada el primero de noviembre de 2023, se emitió el acuerdo C-178/2023, mediante el cual se decidió la implementación formal del SIGDDA, en los distritos judiciales de Parras de la Fuente, San Pedro de las Colonias, Acuña y Región Carbonífera.
En ese sentido, el Consejo ha venido reglamentando el mejoramiento de la administración de justicia en materia archivística del AJG, como lo es la aprobación de la implementación de herramientas digitales que permitan facilitar a las personas el control archivístico de los documentos con los que se cuentan, así como la aprobación de un calendario de remesas, que permite que el envío de los documentos a los archivos de concentración se realice de manera sistematizada y organizado, permitiendo un mejor flujo en la información.
Por ende, si en esta ocasión el Consejo considera implementar la operación de la Plataforma Web en la Sala Regional, Tribunales Distritales y los Tribunales Laborales, así como el calendario de envío de remesas mensuales, es claro que cuenta con las atribuciones para emitir el presente acuerdo, pues ello impactará en el mejoramiento de la administración de justicia y en la funcionalidad archivística de los órganos jurisdiccionales.
**3. Implementación de la Plataforma Web en la Sala Regional, Tribunales Distritales y en los Tribunales Laborales****
El artículo 154, fracción II, inciso 11, de la Constitución Política del Estado de Coahuila de Zaragoza, prevé como forma de acceso a la justicia de las personas ciudadanas del Estado de Coahuila de Zaragoza, un sistema digital confiable.
El Consejo recuerda que, a lo largo de los últimos años, en este poder público se han implementado políticas públicas, encaminadas a la modernización e innovación en la forma de impartir justicia. De este modo que, se han implementado herramientas digitales que han permitido a las personas usuarias un acceso sencillo y rápido de los servicios que se ofrecen en el Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza.
Asimismo, el Consejo constata que actualmente el Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza se encuentra en un proceso de transición hacia la justicia digital, que tiene como objetivo principal garantizar a las personas usuarias el acceso a la justicia y a una tutela judicial efectiva, a través de mecanismos que sean acceso sencillo y fácil.
En cuanto a la materia archivística, se han desarrollado procesos que resulten más sencillos y eficaces para el manejo de la documentación y la gestión de tales documentos, a efecto de llevar un mejor manejo de los documentos que se producen en este poder público.
El Consejo pone de manifiesto que por acuerdo C-069/2023 se autorizó la implementación del SIGDDA, que opera a través de la Plataforma Web, la cual es un mecanismo eficiente de información en el interior del Poder Judicial, que facilita las actividades jurisdiccionales, como lo son la publicación oportuna de listas de acuerdo, la publicación de versiones públicas de sentencias definitivas, la publicación de edictos y demás documentos jurisdiccionales que se producen en los órganos jurisdiccionales.
La gestión de documentos de esta plataforma funciona a través de un módulo que se identifica como Expedientes y Archivo. El primero permite la captura de inventario y ubicación de expedientes y el segundo el envío de remesas y solicitud de expedientes.
En el acuerdo C-069/2023 se aprobó la implementación del SIGDDA, como un programa piloto en los juzgados Primero de Primera Instancia en Materia Mercantil y Quinto de Primera Instancia en Materia Familiar del Distrito Judicial de Saltillo, ello tomando en consideración los documentos jurisdiccionales complejos que se manejan en tales juzgados.
Por otra parte, en el acuerdo C-137/2023 se autorizó la implementación formal del SIGDDA, en los distritos judiciales de Saltillo, Torreón, Monclova y Río Grande, con motivo del buen funcionamiento y la productividad de tal herramienta.
Asimismo, en acuerdo C-178/2023 se aprobó la implementación del SIGDDA, que opera a través del módulo Archivo y Expediente de la Plataforma Web, en los distritos judiciales de San Pedro de las Colonias, Parras de la Fuente, Acuña y de la Región Carbonífera.
El SIGDDA beneficia de manera considerable al Archivo Judicial General y los órganos jurisdiccionales en los procesos de trámite, abonando en el tema de resguardo y organización de expedientes al interior del Poder Judicial.
En ese sentido, el Consejo estima viable que en la Sala Regional, en los Tribunales Distritales y en los Tribunales Laborales del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza, se implemente el SIGDDA. Esto tomando en consideración que el SIGDDA opera ya en la mayoría de los órganos jurisdiccionales de este poder público. Esta implementación surtirá efectos a partir del 03 de marzo de 2025
Ahora bien, tomando en consideración que el SIGDDA es una herramienta digital que opera a través de un módulo identificado como Archivo en la Plataforma Web, el Archivo Judicial General deberá capacitar al personal para la adecuada operación de la herramienta digital, y con ello aprovechar en su totalidad los beneficios que ésta otorga.
Para ello, el Archivo Judicial General deberá mantener estrecha relación con las personas titulares de los órganos jurisdiccionales y las personas que fungen como Enlace de Gestión Documental, Transparencia y Estadística (Enlace GDTE), para que la capacitación se lleve a cabo a través de la modalidad que se elija y en las fechas acordadas, para que esta herramienta empiece a ser utilizada y operada en la fecha ya señalada.
*3.1. Implementación del programa de levantamiento de archivo en estos órganos jurisdiccionales*
El Consejo considera viable pronunciarse en este acuerdo respecto del programa de levantamiento de inventario del Archivo Judicial General, pues si el SIGDDA operará ya de forma general en todos los órganos jurisdiccionales de este poder público, debe precisarse en cuanto a la integración al programa de levantamiento de inventario del AJG.
Ahora bien, como ya se expuso el Pleno del Consejo de la Judicatura en el acuerdo C-137/2023 decidió extender el programa de levantamiento de inventario del Archivo Judicial General en los distritos judiciales de Torreón, Monclova y Río Grande. Lo mismo ocurrió en el acuerdo C-178/2023, en el que se implementó el programa de inventarios en los distritos judiciales de Acuña, San Pedro de las Colonias y de la Región Carbonífera.
Por ende, si ya se formalizó y se implementó el SIGDDA en el resto de los distritos judiciales del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza, es pertinente que en la Sala Regional, en los Tribunales Distritales y los Tribunales Laborales se integren al programa de levantamiento de inventario del Archivo Judicial General.
El Consejo recuerda que el programa de levantamiento de inventario del Archivo Judicial General, inició sus operaciones en el distrito Judicial de Saltillo. El programa de levantamiento de inventario permite que existan datos confiables y certeros respecto de la documentación jurisdiccional que se resguarda en el Archivo Judicial General y en los juzgados del Poder Judicial.
Con ello, el Consejo considera pertinente formalizar la implementación del programa de inventario del Archivo Judicial General en la Sala Regional, los Tribunales Distritales y los Tribunales Laborales del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza.
Para ello, el personal de los órganos jurisdiccionales de tales distritos judiciales deberá atender lo dispuesto en los acuerdos C-118/2023, mediante el cual se aprobó la implementación del programa de levantamiento de archivos, el acuerdo C-137/2023 y el acuerdo C-178/2023 ya mencionados.
La Sala Regional, los Tribunales Distritales y los Tribunales Laborales iniciarán operaciones del programa de levantamiento de inventario en el transcurso del mes de marzo de 2025.
El Archivo Judicial General en coordinación con los Archivos Distritales y Únicos, en el ámbito de sus competencias deberá realizar las acciones pertinentes para llevar a cabo la capacitación en el funcionamiento y operación del programa de levantamiento de inventario que funciona en la Plataforma Web a través del módulo Expedientes.
4. Justificación para la aprobación del calendario de entrega de remesas
El artículo 4, fracción 16, de la Ley General de Archivos (en adelante “LGA”), define como ciclo vital a las etapas por las que atraviesan los documentos de archivo desde su producción o recepción hasta su baja documental o transferencia a un archivo histórico.
El Consejo constata que la documentación jurisdiccional del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza, se crea en los órganos jurisdiccionales y mientras se encuentre activa, se resguarda en el archivo de trámite.
El artículo 4, fracciones IV y V de la LGA, definen al archivo de concentración y al archivo de trámite, al primero de ellos al integrado por documentos transferidos desde las áreas o unidades productoras, cuyo uso y consulta es esporádica y que permanecen en él hasta su disposición documental y al segundo al integrado por documentos de archivo de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones y funciones de los sujetos obligados. El artículo 11, fracción I, de la LGA, dispone que los sujetos obligados deberán administrar, organizar, y conservar de manera homogénea los documentos de archivo que produzcan, reciban, obtengan, adquieran, transformen o posean, de acuerdo con sus facultades, competencias, atribuciones o funciones, los estándares y principios en materia archivística, en los términos establecidos en la Ley y demás disposiciones jurídicas que sean aplicables.
La fracción XI del artículo y la Ley en comento, establece que los sujetos obligados deberán aplicar métodos y medidas para la organización, protección y conservación de los documentos de archivo, considerando el estado que guardan y el espacio para su almacenamiento; así como procurar el resguardo digital de dichos documentos de conformidad con la Ley y las demás disposiciones aplicables.
La fracción 57 del artículo y de la ley en cita, define a la transferencia documental al traslado controlado y sistemático de expedientes de consulta esporádica de un archivo de trámite a uno de concentración y de expedientes que deben conservarse de manera permanente, del archivo histórico.
El artículo 2 del Reglamento Interior de los Archivo General, Archivos Distritales y Únicos del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza (en adelante “Reglamento Interior”) define a la remesa como el conjunto de un mismo tipo de documentación jurisdiccional.
El artículo 7, de este Reglamento dispone que todos los órganos Jurisdiccionales y Administrativos del Poder Judicial están obligados a remitir y depositar en los archivos de concentración los expedientes, legajos, libros y documentación cuyo trámite haya concluido o se encuentre suspendido sin causa o motivo justificado por más de un año, o bien a criterio de la persona juzgadora de conformidad con la legislación procesal aplicable.
Los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública General, definen a la transferencia primaria como el traslado controlado y sistemático de expedientes de consulta esporádica de un archivo de trámite a uno de concentración y a la transferencia secundaria el traslado de expedientes que deben conservarse de manera permanente, del archivo de concentración al archivo histórico.
Cuando se habla de transferencia primaria, deben valorarse los documentos de los archivos de trámite que de acuerdo a su ciclo vital o el estado procesal en que se encuentran, deban ser trasladados al archivo de concentración. Esta transferencia primaria del archivo de trámite al archivo de concentración se realiza por medio de remesas.
El Consejo recuerda que en el acuerdo C-137/2023, se aprobó un calendario de remesas, mediante el cual se asignaron fechas específicas para la entrega de los documentos jurisdiccionales. Este calendario se aprobó con la finalidad de que la entrega de remesas se hiciera de manera organizada, con la finalidad de que el personal del Archivo Judicial General, tuviera oportunidad de efectuar un acomodo ordenado.
Asimismo, la aprobación del calendario de remesas, permite la mejora continua del Archivo Judicial General, los archivos distritales y los Archivos Únicos de este poder público, así como los archivos de trámite de los órganos jurisdiccionales.
Ahora bien, el Consejo refiere que puede haber ocasiones en que, los órganos jurisdiccionales tengan bajo su resguardo expedientes que por su ciclo vital o por el estado procesal que guardan, y que deban estar resguardados en el archivo de concentración correspondiente, esto debido a las cargas excesivas de trabajo que se presentan en los órganos jurisdiccionales, que les impide efectuar una revisión constante y exhaustiva para la depuración.
De esta manera, para fines estadísticos resulta muy complejo conocer el estado real de los órganos jurisdiccionales y sobre todo es difícil llegar a conocer el dato real del trámite procesal que se lleva en estos órganos, es decir, es difícil conocer con exactitud los asuntos que efectivamente están en trámite en los órganos jurisdiccionales.
Por tanto, el Consejo estima viable la propuesta del Archivo Judicial General y la Secretaría Técnica y de Transparencia, y se aprueba que los órganos jurisdiccionales de este poder público envíen una remesa en los primeros días de cada mes.
4.1. Calendario de entrega de remesas
Este Consejo considera que la entrega de las remesas se haga por medio de un calendario, en el que se establezcan las fechas exactas en las que los archivos distritales y el Archivo Judicial General, recibirán los documentos jurisdiccionales enviados por los órganos jurisdiccionales.
El Consejo estima pertinente que los órganos jurisdiccionales al año entreguen una remesa mensual. Estas remesas deberán entregarse los primeros días del mes de conformidad al siguiente calendario:
CALENDARIO DE EVNÍO DE REMESAS 2025
| Distrito Judicial | Fecha de entrega |
|---|---|
| Saltillo y Parras de la Fuente | 1-2 abril |
| 5-6 mayo | |
| 2-3 junio | |
| 1-2 julio | |
| 4-5 agosto | |
| 1-2 septiembre | |
| 1-2 octubre | |
| 3-4 noviembre | |
| 1-2 diciembre | |
| Torreón-San Pedro de las Colonias | 8-9 abril |
| 5-6 mayo | |
| 2-3 junio | |
| 1-2 julio | |
| 4-5 agosto | |
| 1-2 septiembre | |
| 1-2 octubre | |
| 3-4 noviembre | |
| 1-2 diciembre | |
| Monclova | 1-3 abril |
| 5-7 mayo | |
| 2-4 junio | |
| 1-3 julio | |
| 4-7 agosto | |
| 1-3 septiembre | |
| 1-3 octubre | |
| 3-5 noviembre | |
| 1-3 diciembre | |
| Río Grande | 1-2 abri |
| 5-6 mayo | |
| 2-3 junio | |
| 1-2 julio | |
| 4-5 agosto | |
| 1-2 septiembre | |
| 1-2 octubre | |
| 3-4 noviembre | |
| 1-2 diciembre | |
| De la Región Carbonífera y Acuña | 1-2 abril Juzgado de Primera Instancia en Materia Familiar. |
| 3-4 abril Juzgado de Primera Instancia en Materia Civil. | |
| 5-6 Juzgado de Primera Instancia en Materia Familiar. | |
| 7-8 mayo Juzgado de Primera Instancia en Materia Civil. | |
| 2-3 Juzgado de Primera Instancia en Materia Familiar. | |
| 4-5 Juzgado de Primera Instancia en Materia Civil. | |
| 1-2 julio Juzgado de Primera Instancia en Materia Familiar. | |
| 3-4 julio Juzgado de Primera Instancia en Materia Civil. | |
| 4-5 agosto Juzgado de Primera Instancia en Materia Familiar. | |
| 6-7 agosto Juzgado de Primera Instancia en Materia Civil. | |
| 1-2 septiembre Juzgado de Primera Instancia en Materia Familiar. | |
| 3-4 septiembre Juzgado de Primera Instancia en Materia Civil. | |
| 1-2 octubre Juzgado de Primera Instancia en Materia Familiar. | |
| 6-7 octubre Juzgado de Primera Instancia en Materia Civil. | |
| 3-4 noviembre Juzgado de Primera Instancia en Materia Familiar. | |
| 5-6 noviembre Juzgado de Primera Instancia en Materia Civil. | |
| 1-2 diciembre Juzgado de Primera Instancia en Materia Familiar. | |
| 3-4 diciembre Juzgado de Primera Instancia en Materia Civil. |
El envío de remesas se efectuará a través de la Plataforma Web. A Excepción de la materia penal. Para ello es esencial que el inventario documental de la Plataforma Web se encuentre debidamente actualizado, para que sea posible que se capture la remesa mediante esta plataforma.
La organización y envío de remesas de conformidad al cuadro y fechas antes establecidas, permite al personal de los archivos distritales y del Archivo Judicial General, tener un mayor control de las actividades a realizar, así una mayor organización en el proceso de resguardo y comunicación de anomalías.
Esto también facilita a los órganos jurisdiccionales, organizar los tiempos para la identificación de documentos que serán enviados a los archivos de concentración correspondientes.
Asimismo, el calendario antes mencionado permite a las personas solicitantes de los órganos jurisdiccionales desalojar de manera constante la documentación jurisdiccional del archivo de trámite y resguardar en tales archivos la documentación jurisdiccional que se encuentra activa y es de uso cotidiano.
Además, si las remesas son enviadas mensualmente, garantizarán al personal del archivo del juzgado que solamente estarán bajo su resguardo documentos jurisdiccionales que estén en trámite y que estén activos. Es decir, permitirá que el juzgado se encuentre mayormente depurado de aquellos documentos jurisdiccionales que por su ciclo vital y el estado procesal en que se encuentren deban estar en resguardo de un archivo de concentración.
Como se adelantó, la entrega de remesas se hará una vez al mes con documentos jurisdiccionales que cumplan con las características para su resguardo en el archivo de concentración y en el archivo histórico.
Las personas titulares en conjunto con las personas secretarias de acuerdo y trámite, serán las personas encargadas de verificar de que los expedientes que sean enviados mediante la remesa mensual cumplan con las características para ser remitido a los archivos señalados en el párrafo que antecede. Esta tarea, deberá ser única y exclusivamente efectuada por las personas titulares y las personas secretarias de acuerdo y trámite, ya que son quienes conocen el desarrollo de los procesos judiciales y cuentan con la capacidad de identificar la viabilidad del envío de los documentos a los archivos de concentración.
Lo anterior, a efecto de evitar que los expedientes sean devueltos del archivo de concentración por alguna anomalía, o bien que las personas justiciables intervinientes en los procesos judiciales soliciten su devolución porque el expediente efectivamente si está activo y en trámite.
Los expedientes que sean enviados mediante la remesa mensual deberán tener las siguientes características:
a) El expediente deberá tener una inactividad procesal de por lo menos 120 días, o bien que tengan un plazo de inactividad que se decida a criterio del titular del órgano jurisdiccional de conformidad a la legislación aplicable.
b) Que no tenga ningún acto procesal programado para fechas próximas o notificaciones pendientes por realizar.
c) Con la carátula de identificación en buen estado, es decir, que se identifique el órgano jurisdiccional de origen, el número de expediente y las partes que en él intervienen.
d) Debidamente glosado para que no haya hojas sueltas, sellado, foliado y rubricado en su totalidad.
e) Evitar que dentro de los expedientes obren hojas adhesivas, grapas y clips, o cualquier objeto que impida la manipulación adecuada de los documentos.
f) Estar enlistados en la Plataforma Web.
Ahora bien, en caso de que los documentos jurisdiccionales no cumplan con las características enlistadas con antelación se devolverán vía oficio en las siguientes anomalías. Lo anterior, con el propósito de salvaguardar la integridad de los documentos y tener seguridad de su ubicación.
Asimismo, en todos los órganos jurisdiccionales sin excepción, las remesas se entregarán de forma personal y física en cada uno de los archivos de concentración. Bajo ninguna circunstancia personal de estos archivos puede acudir a los órganos jurisdiccionales a la recepción de las remesas. Esto con el propósito de hacer entregas controladas.
La persona solicitante de los órganos jurisdiccionales una vez que realice la lista de remesas la enviará mediante la Plataforma Web y posteriormente hará entrega de la remesa de forma física a los archivos distritales y al Archivo Judicial General del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza. Se podrán enviar hasta 600 expedientes por remesa, ya que es el número máximo de expedientes que permite capturar la Plataforma Web.
El personal del archivo, en específico el archivista revisará la remesa que es enviada por parte del órgano jurisdiccional e integrará la remesa al archivo, de forma física y a través de la Plataforma Web. Para realizar esta acción contarán con un plazo de 15 días hábiles una vez que se entregue la remesa física por parte de cada órgano jurisdiccional, esto tomando en consideración el volumen de expedientes que tenga por revisar.
Una vez que se revise y se integre la remesa el personal del archivo emitirá una contestación al órgano jurisdiccional, a través de la Plataforma Web. En esta contestación se comunicarán los expedientes que se integraron al archivo y las anomalías que se detectaron en la entrega de remesas.
Ahora bien, la Directora del AJG en el mes de junio rendirá un informe al Consejo de la Judicatura, precisando los resultados de esta nueva modalidad de envío de remesas. Asimismo, como parte de una mejora continua, en este informe la Directora del AJG, propondrá mejoras o adecuaciones a esta modalidad, en caso de ser necesarios.
El Consejo reitera que la aprobación del calendario de entrega de remesas, favorece a una mejor organización en las actividades de los archivos de trámite de los órganos jurisdiccionales.
En conclusión, con la aprobación de este calendario de entrega de remesas, se busca satisfacer las necesidades que surgen en el rubro de la gestión documental y en la materia archivística en general.
II. DECISIONES
Primero. Se aprueba la implementación del Sistema de Gestión Digital de Documentos de Archivos (SIGDDA), que opera a través de dos módulos en la Plataforma Web identificadas como Archivo y Expediente, en la Sala Regional, los Tribunales Distritales y en los Tribunales Laborales del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza, en los términos planteados en la parte considerativa del presente acuerdo, en el transcurso del mes de marzo de 2025.
La Dirección del Archivo Judicial General en coordinación con la Dirección de Informática y la Dirección de Innovación de la Oficialía Mayor del Poder Judicial realizarán las gestiones que resulten necesarias para capacitar al personal de los órganos jurisdiccionales antes mencionados, a través de la modalidad y las fechas que se acuerden.
Segundo. Se aprueba la implementación del programa de levantamiento de inventario del Archivo Judicial General en la Sala Regional, los Tribunales Distritales y los Tribunales Laborales del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza, de conformidad a lo señalado en la parte considerativa del presente acuerdo.
El AJG, en coordinación con los Archivos Distritales y Únicos será el órgano rector el programa y llevará a cabo la coordinación con los órganos jurisdiccionales que formen parte de tal programa.
Tercero. Se aprueba el calendario de entrega de remesas mensuales, señalado en el punto 4.1. de la parte considerativa del presente acuerdo.
Para la entrega de remesas la Dirección y el personal del AJG brindarán en todo momento el apoyo técnico al personal de los órganos jurisdiccionales involucrado en la entrega de las remesas, en las fechas establecidas en la parte considerativa de este acuerdo.
Asimismo, la logística y supervisión de la entrega de las remesas estará bajo la Dirección del Archivo Judicial General y el personal que para tal efecto se designe por parte de tal dirección.
El Consejo de la Judicatura se pronunciará respecto de la entrega de remesas en fechas posteriores al calendario antes señalado, una vez que sea el momento oportuno.
Cuarto. La Directora del AJG en el mes de junio rendirá un informe al Consejo de la Judicatura, precisando los resultados de esta nueva modalidad de envío de remesas. Asimismo, como parte de una mejora continua, en este informe la Directora del AJG, propondrá mejoras o adecuaciones a esta modalidad, en caso de ser necesarios.
Quinto. El Consejo de la Judicatura, a través del Pleno o de su Presidente, resolverá cualquier cuestión que surja con motivo del presente acuerdo y determinará lo conducente para su adecuada aplicación.
Sexto. Se instruye al Archivo Judicial General y a los órganos de este poder público encargados de la operatividad de la Plataforma Web y el programa de levantamiento de inventario, así como el envío de las remesas mensuales, para que lleven las gestiones necesarias para el debido cumplimiento del presente acuerdo.
Séptimo. Se instruye a la Secretaría de Acuerdo y Trámite para que a través del medio de comunicación que se estime conducente se notifique el presente acuerdo a la Dirección del Archivo Judicial General, a la Secretaría de Técnica y de Transparencia, a la Dirección de Innovación de la Oficialía Mayor, al Magistrado Ulises Guadalupe Hernández Torres, Presidente de la Sala Regional del Tribunal Superior de Justicia, a los Magistrados de los Tribunales Distritales y Tribunales Laborales de este Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza.
Octavo. Se instruye a la Secretaría de Acuerdo y Trámite del Consejo de la Judicatura del Estado de Coahuila de Zaragoza para que realice las gestiones necesarias a fin de publicar el presente acuerdo en el sitio web oficial del Poder Judicial del Estado y de comunicar este acuerdo al Archivo Judicial General y a las autoridades competentes.