Key: AC20241021
Resumen: En este acuerdo el Consejero Presidente decide autorizar una prórroga para la entrega de las Fichas Técnicas de Valoración Documental (“FTDV”) cuya fecha de entrega fue aprobada mediante acuerdo C-077/2024. Asimismo, se decide la destrucción de sellos oficiales de órganos jurisdiccionales previamente suprimidos. Además, se aprueba el proyecto de la Plataforma del Archivo Judicial. Finalmente, se instruye a las autoridades competentes el cumplimiento del presente acuerdo.
Saltillo, Coahuila de Zaragoza. Acuerdo del 16 de octubre de 2024.
I. CONSIDERACIONES
1. Antecedentes
El nueve de octubre de 2024 se recibió en la Secretaría de Acuerdo y Trámite del Consejo de la Judicatura el oficio AG/491/2024 suscrito por la licenciada Mixely Martínez Mata, Directora del Archivo General del Estado de Coahuila de Zaragoza (en adelante “Directora del AG”).
En este oficio, la Directora del AG señala que en la sesión ordinaria de la Comisión Interdisciplinaria de Archivos (“CIA”) referida en el párrafo anterior, se aprobaron los siguientes tres temas:
a) Prórroga en la entrega de las FTDV por parte del personal de los órganos jurisdiccionales, no jurisdiccionales y administrativos del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza.
b) Destrucción de sellos oficiales de órganos suprimidos en la sesión de la CIA que se celebra el 15 de noviembre de 2024.
c) Proyecto de la Plataforma del Archivo Judicial que consta en la actualización al Sistema Digital de Gestión de Documentos de Archivo (SIGDDA).
En ese sentido, el Consejero Presidente estima oportuno pronunciarse respecto de estos temas en el presente acuerdo.
2. Facultades del Consejero Presidente para emitir el presente acuerdo
El Consejo de la Judicatura del Estado es el órgano del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza que tiene como funciones la administración, vigilancia y disciplina de los órganos jurisdiccionales, según lo establece el artículo 143 de la Constitución Política del Estado de Coahuila de Zaragoza.
De acuerdo con el artículo 57, fracciones VIII y XI, de la Ley Orgánica del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza, el Consejo de la Judicatura tiene las facultades de: supervisar el desempeño de los servidores públicos del Poder Judicial del Estado y de dictar los acuerdos generales que sean necesarios para regular el funcionamiento del Poder Judicial y de sus órganos.
Por otro lado, el artículo 9, fracción VIII, del Reglamento Interior del Consejo de la Judicatura del Estado de Coahuila dispone que el Presidente del Consejo tiene la atribución de resolver los asuntos cuya atención no admita demora, dando cuenta al Consejo en la siguiente sesión.
El presente asunto no admite demora, porque se trata de temas relacionados con políticas públicas encaminadas a mejorar los procesos de gestión documental de los archivos que obran en este poder público, así como temas relacionados con la depuración de objetos que faciliten la optimización de espacios dentro de los locales que albergan a los órganos integrantes de este poder público.
Por otro lado, este acuerdo no admite demora, ya que en aras de la modernización y digitalización de los documentos que se encuentran en resguardo en el Archivo General del Poder Judicial General, es importante aprobar una plataforma digital del Archivo Judicial.
Por ello el suscrito presidente tiene la facultad para emitir el presente acuerdo. Máxime que el Consejo de la Judicatura sesiona una vez al mes.
3. Justificación para la emisión del presente acuerdo
El Consejero Presidente toma conocimiento del oficio AG/491/2024. En este oficio la Directora del AG, refiere que en la sesión ordinaria de la CIA que se celebró el cuatro de octubre del presente año, se abordaron los siguientes tres temas:
a) Prórroga en la entrega de las FTDV por parte del personal de los órganos jurisdiccionales, no jurisdiccionales y administrativos del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza.
b) Destrucción de sellos oficiales de órganos suprimidos en la sesión de la CIA que se celebra el 15 de noviembre de 2024.
c) Aprobación del proyecto de la Plataforma del Archivo Judicial que consta en la actualización al Sistema Digital de Gestión de Documentos de Archivo (SIGDDA).
En ese sentido, el Consejero Presidente refiere que es importante pronunciarse sobre los temas señalados en el párrafo anterior, ya que el Consejo de la Judicatura aprobó el Proyecto de Valoración Documental y también aprobó la implementación del Sistema Digital de Gestión de Documentos de Archivo.
Es por ello, que, el Consejero Presidente estima oportuno autorizar los temas aprobados por la CIA, tomando en consideración que son cuestiones relacionadas con el mejoramiento de la gestión documental de los archivos de este poder público, así como acciones encaminadas a continuar con la modernización y optimización de los procesos que existen actualmente.
Asimismo, la destrucción de sellos oficiales es razonable ya que con ello se busca evitar el mal uso de ellos. Asimismo, es importante implementar las medidas necesarias para efecto de evitar la falsificación de documentos oficiales.
Además, la destrucción de estos objetos permitirá liberar espacios en los archivos de las áreas en la que se encuentran resguardados, pues, estos objetos no tienen relevancia documental histórica para que continúen ocupando un espacio en los archivos de tales órganos.
Por otro lado, es importante la aprobación del proyecto de Plataforma del Archivo Judicial que será una herramienta digital que será exclusiva para la administración de documentos y facilita la elaboración de estadísticas, así como el control de cobranza de copias simples y copias certificadas.
Esta Plataforma de Archivo Judicial será de gran utilidad ya que el Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza, sigue en constante modernización, para brindar a las personas usuarias un mejor servicio que permita acceder de forma rápida y segura a los documentos que se encuentran en resguardo de los archivos de concentración.
Es decir, la aprobación de los temas identificados con el inciso a), b) y c) resultan pertinentes porque están encaminadas al mejoramiento de la gestión documental y los nuevos procesos que tienen como fin último tener un control de los documentos que son generados.
4. Prórroga para entrega de las FTDV
El Consejero Presidente recuerda que, en la sesión celebrada por el Pleno del Consejo de la Judicatura el 29 de mayo de 2024, se emitió el acuerdo C-077/2024 por el que se aprobó el Proyecto de Valoración Documental del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza (“PVD del PJECZ”) en el Distrito Judicial de Saltillo.
El PVD del PJECZ tiene como objetivo realizar una valoración documental en los órganos jurisdiccionales, no jurisdiccionales y administrativos para conocer los procesos, procedimientos, registros y series que se integran en el ejercicio de sus funciones y atribuciones en cada área, con el propósito de verificar plazos de conservación y destino final de documentos.
En el acuerdo C-077/2024 el Pleno del Consejo refirió que la valoración documental de los documentos se podría visualizar a través de la elaboración de la Ficha Técnica de Valoración Documental. Con esta ficha se conocerían las series documentales que se generan en el Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza, para poder clasificar tales series y decidir su destino final. Con la elaboración de estas series sería posible obtener una actualización y la formalización del cuadro de clasificación archivística y el catálogo de disposición documental a que se refiere el artículo 13 de la Ley General de Archivos .
El Consejero Presidente destaca que, en el PVD del PJECZ se aprobó el calendario en el que se estableció la metodología que permitirá lograr los objetivos planteados en tal proyecto. En este calendario se estableció como fecha de entrega de las FTDV el 20 de septiembre de 2024, ello previo a la capacitación y las reuniones para recopilación de información en las áreas productoras de documentos efectuadas por la Dirección del Archivo General.
Ahora bien, en el oficio AG/491/2024 la Directora del AG comenta que en la sesión ordinaria de la CIA, celebrada el cuatro de octubre de la presente anualidad, se comentó sobre el avance del PVD del PJECZ.
La Directora del AG, refiere en el oficio en comento que en esta sesión de la CIA se acordó conceder una prórroga para la entrega de las FTDV, con la finalidad de que el personal de los órganos jurisdiccionales, no jurisdiccionales y administrativos tengan la oportunidad de elaborar sus FTDV y las envíen al Archivo General, para seguir avanzando en la metodología del PVD del PJECZ.
En ese sentido, el Consejero Presidente estima oportuno que la prórroga para la entrega de las FTDV se extienda hasta el ocho de noviembre de 2024. Es decir, que el ocho de noviembre de 2024 sea el último día para que los órganos jurisdiccionales, no jurisdiccionales y administrativos realicen la entrega de tales documentos. Esto con la finalidad de que sea posible la clasificación de documentos y con ello generar el Catálogo de Disposición Documental que permitirá identificar los tiempos de conservación y de depuración de los documentos que se generan en el Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza.
Asimismo, el Consejero Presidente estima oportuno precisar a los órganos jurisdiccionales, no jurisdiccionales y administrativos que la falta de entrega de las FTDV dentro del plazo señalado en el párrafo anterior, puede dar lugar a la actualización de las faltas administrativas previstas en la Ley Orgánica del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza.
El personal de los órganos jurisdiccionales, no jurisdiccionales y administrativos del Poder Judicial del Estado de Coahuila, realizarán la entrega de las FTDV de conformidad a los términos planteados al PVD de PJECZ, aprobado en el ya referido acuerdo C-077/2024.
Ya que, el PDV del PJECZ es una política pública implementada por el Archivo General para mejorar el control y la gestión documental de las series que se producen por este poder público. De este modo, es importante la colaboración interinstitucional entre los órganos integrantes del Poder Judicial del Estado para que se cumplan con los objetivos planteados del referido proyecto.
5. Destrucción de sellos oficiales
En el oficio AG/491/2024 la Directora del AG, también comenta que en la referida sesión de la CIA del 4 de octubre de 2024, se decidió el destino final de los sellos oficiales de los juzgados que con el paso de los años se han ido suprimiendo. En atención a que los sellos en comento no tienen relevancia documental y no existe un motivo legal para su conservación, se autorizó su destrucción.
La Directora de AG, comenta que se cuenta con una cantidad aproximada de 1,500 sellos oficiales.
La Directora del AG refiere que la CIA también decidió que la destrucción de estos sellos oficiales se realizará en la próxima sesión ordinaria de dicho órgano colegiado, programada para celebrarse el 15 de noviembre de 2024.
En ese sentido, el Consejero Presidente decide aprobar la destrucción de tales objetos, ya que, no existe motivo alguno para seguirlos conservando. Pues, no contienen alguna relevancia histórica o legal.
Esta destrucción también es razonable en virtud de que con ello se asegura que ya no puedan ser utilizados para fines fraudulentos como lo es la falsificación de documentos oficiales.
Ahora bien, el Consejero Presidente pone de manifiesto que en la actualidad tales sellos se encuentran en resguardo en distintas áreas del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza, como lo es la Secretaría del Consejo de la Judicatura, la Visitaduría Judicial General y el Archivo General del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza.
Por ende, el Consejero Presidente estima oportuno que el día 15 de noviembre de 2024, día en el que se realizará la destrucción de los objetos referidos, cada instancia que los tiene bajo su resguardo los trasladen al local en donde se celebrará la sesión ordinaria de la CIA. Lo anterior, previa certificación e identificación que se realice de tales sellos por parte de las personas titulares de las áreas en los que se encuentran. En tal certificación se deberá identificar el tipo, cantidad de sellos y órgano jurisdiccional al que pertenecieron.
A través de estas certificaciones que se efectúen deberán de identificarse la cantidad exacta de los sellos que se destruye.
Por otro lado, la destrucción deberá hacerse constar en acta circunstanciada que para tal efecto realice la Directora del AG, en su calidad de Secretaria Técnica de la CIA.
Finalmente, se autoriza a la CIA para que señale hora y lugar para la sesión en la que se realizará la destrucción de los sellos oficiales.
6. Aprobación del Proyecto de la Plataforma del Archivo Judicial
La Directora del AG también señala que en la sesión ordinaria del cuatro de octubre de 2024, se presentó el proyecto de la Plataforma del Archivo Judicial. Esta plataforma será una actualización del SIGDDA, y tiene como propósito la migración de la información que actualmente se encuentra en la Plataforma Web.
La Plataforma Web s un mecanismo eficiente de información en el interior del Poder Judicial, que facilita las actividades jurisdiccionales y administrativas, como lo son la publicación oportuna de listas de acuerdo, la publicación de las versiones públicas de sentencias definitivas, la publicación de edictos, y la publicación de los demás documentos jurisdiccionales que se emiten en los órganos jurisdiccionales; así como el envío de remesas a los archivos de concentración y la solicitud de préstamo de expedientes.
Este proyecto de Plataforma de Archivo Judicial se realizó por personal de la Dirección de Innovación y la Dirección de Informática de la Oficialía Mayor del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza.
Este proyecto de Plataforma del Archivo Judicial surge debido al cambio de manejo que habrá en los archivos, por lo que se requiere un nuevo procedimiento de control. Además, es necesario un nuevo procedimiento para entrega, préstamo y recolección de archivos por parte de los juzgados y el Archivo General.
El proyecto de Plataforma del Archivo Judicial tiene como objetivo entregar una herramienta digital por separado de la Plataforma Web, pues, en la actualidad los procesos de solicitud de préstamo y el envío de remesas se realiza a través de esta plataforma como un módulo.
Las actividades de este proyecto son la de migración de la información de los módulos de: expedientes, remesas y solicitudes.
La Plataforma del Archivo Judicial, será una herramienta digital similar a la Plataforma Web que hoy en día se opera de forma interna para el control de documentos y servicios.
Esta Plataforma de Archivo servirá como una herramienta que permita facilitar los procesos que actualmente se llevan internamente en los archivos de concentración de este poder público. Además de ello, se pretende facilitar futuros modelos de gestión en el sistema judicial del Poder Judicial.
Este proyecto es viable, y es acorde a las políticas públicas implementadas en este poder público para la modernización y sistematización de los servicios que prestan los archivos de concentración.
El Consejero Presidente estima oportuno que la implementación de este proyecto inicie a finales de este año, con la colaboración de la Dirección de Informática y la Dirección de Innovación de la Oficialía Mayor del Poder Judicial y la Dirección del Archivo General.
Por ende, el suscrito decide aprobar el proyecto de la Plataforma de Archivo Judicial y la migración de la información concentrada en el módulo de Archivo de la Plataforma Web, a la Plataforma del Archivo Judicial.
II. DECISIONES
Por lo anteriormente expuesto, el Consejero Presidente del Consejo de la Judicatura del Estado de Coahuila de Zaragoza, decide lo siguiente:
Primero. Se aprueba la prórroga de entrega de Fichas Técnicas de Valoración Documental por parte de los órganos jurisdiccionales, no jurisdiccionales y administrativos del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza.
Las FTDV deberán ser entregadas a la Dirección del Archivo General del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza el ocho de noviembre de 2024.
La omisión de la entrega de las FTDV en el plazo señalado en el párrafo anterior, puede dar lugar a la actualización de las faltas administrativas previstas en la Ley Orgánica del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza.
Segundo. Se autoriza la destrucción de sellos oficiales de órganos jurisdiccionales suprimidos en la sesión de la CIA que se celebrará el 15 de noviembre de 2024.
Asimismo, se autoriza a la CIA para que señale hora y lugar en la que se efectuará la destrucción de los sellos.
Se instruye a los titulares de las áreas que tiene bajo resguardo los sellos en comento, para que previa certificación en la que se identifiquen el tipo de sello, la cantidad y órgano jurisdiccional al que pertenecían, los trasladen al lugar en el que se efectuará la sesión de la CIA.
La destrucción de los sellos oficiales, deberá hacerse constar en un acta circunstanciada que deberá realizar la Directora del AG, en su calidad de Secretaria Técnica de la CIA.
Tercero. Se aprueba el proyecto de Plataforma de Archivo Judicial en los términos precisados en el presente acuerdo.
Asimismo, se aprueba la migración de la información concentrada en el módulo de Archivo de la Plataforma Web a la Plataforma del Archivo Judicial.
Cuarto. Lo no previsto por el presente acuerdo se determinará por el Pleno del Consejo o por su Consejero Presidente, según corresponda
Quinto. Se instruye a la Directora del Archivo General y a la Comisión Interdisciplinaria de Archivos y a los órganos jurisdiccionales, no jurisdiccionales y administrativos del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza, para que en el ámbito de sus competencias efectúen las acciones pertinentes para la debida aplicación del presente acuerdo.
Sexto. Se instruye a la Secretaría de Acuerdo y Trámite del Consejo de la Judicatura para que notifique el presente acuerdo a la Directora del Archivo General; a la Comisión Interdisciplinaria de Archivos; a las personas titulares de los órganos jurisdiccionales, no jurisdiccionales y administrativos del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza; a la Dirección de Innovación y la Dirección de Informática de la Oficialía Mayor, así como a la Visitaduría Judicial General
Séptimo. Se instruye a la Secretaría de Acuerdo y Trámite del Consejo de la Judicatura del Estado de Coahuila de Zaragoza para que realice las gestiones necesarias para la publicación del presente acuerdo en el sitio web oficial del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza.
Octavo. En la próxima sesión del Pleno del Consejo de la Judicatura del Estado, el suscrito Consejero Presidente le dará cuenta a este Pleno con el presente acuerdo.
Noveno. Se instruye listar y cumplir el presente acuerdo.
De esta manera el Consejero Miguel Felipe Mery Ayup, Presidente del Consejo de la Judicatura del Estado de Coahuila de Zaragoza, emite el presente acuerdo actuando ante Ángel Gabriel Hernández Guzmán, Secretario de Acuerdo y Trámite, que autoriza y da fe.
De conformidad con lo previsto en el artículo 28 fracciones V y XIII del Reglamento Interior del Consejo de la Judicatura del Estado de Coahuila de Zaragoza, el suscrito Ángel Gabriel Hernández Guzmán, Secretario de Acuerdo y Trámite del Consejo de la Judicatura del Estado de Coahuila de Zaragoza, hace constar y C E R T I F I C A: que la copia que antecede concuerda fiel y exactamente con su original, mismo que corresponde al acuerdo de fecha 16 de octubre de 2024, emitido por el Consejero Miguel Felipe Mery Ayup, Presidente del Consejo de la Judicatura del Estado de Coahuila de Zaragoza, mediante el que se decide autorizar una prórroga para la entrega de las Fichas Técnicas de Valoración Documental (“FTDV”), el cual obra en archivos de este Consejo. Saltillo, Coahuila a dieciocho de octubre de dos mil veinticuatro. Va en cuatro (04) hojas útiles.- DOY FE.-
EL SECRETARIO DE ACUERDO Y TRÁMITE