Key: AC20230331B
Martes 14 de mayo de 2002 P.O. 39
(Modificado por el acuerdo C-052/2023)
REGLAMENTO INTERIOR DEL ARCHIVO GENERAL, ARCHIVOS DISTRITALES Y ÚNICOS DEL PODER JUDICIAL DEL ESTADO DE COAHUILA DE ZARAGOZA.
Última modificación aprobada por el Consejo de la Judicatura del Estado mediante el Acuerdo C-052/2023 de fecha 28 de marzo de 2023.
TITULO PRIMERO
DISPOSICIONES GENERALES
CAPÍTULO ÚNICO
(Modificado por el acuerdo C-052/2023) ARTÍCULO 1.- Las disposiciones que integran el presente ordenamiento son reglamentarias del Capítulo I del Título Séptimo de la Ley Orgánica del Poder Judicial del Estado, y tiene por objeto normar la organización y funcionamiento del Archivo General, Archivos Distritales y Únicos del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza y determinar las atribuciones y obligaciones de los funcionarios del mismo.
ARTÍCULO 2.- Para los efectos del presente reglamento, se entenderá por:
LEY ORGANICA: La Ley Orgánica del Poder Judicial Estado de Coahuila de Zaragoza;
REGLAMENTO: El Reglamento Interior del Archivo Judicial General del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza;
TRIBUNAL: El Tribunal Superior de Justicia del Estado de Coahuila de Zaragoza;
CONSEJO: El Consejo de la Judicatura del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza;
PRESIDENTE: El presidente del Tribunal Superior de Justicia y del Consejo de la Judicatura del Estado de Coahuila de Zaragoza;
OFICIALIA MAYOR: Dependencia Administrativa del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza;
(Adicionado por el acuerdo C-052/2023) ARCHIVO ÚNICO: Aquel que alberga el archivo de trámite y de concentración de los órganos que integran el Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza y que son administrados por la Dirección General de Archivo.
(Adicionado por el acuerdo C-052/2023) ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN: Es el integrado por documentos transferidos desde las áreas productoras, cuya consulta es esporádica y que permanecen en él hasta su disposición documental.
(Adicionado por el acuerdo C-052/2023) ARCHIVO DE TRÁMITE: Aquel integrado por documentos de archivo de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones y funciones de los sujetos obligados.
(Adicionado por el acuerdo C-052/2023) ARCHIVO DISTRITAL: Aquel que albergan el archivo de concentración de los órganos que integran los Distritos Judiciales del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza.
(Adicionado por el acuerdo C-052/2023) DOCUMENTACIÓN JURISDICCIONAL: Se refiere a los expedientes, exhortos, folios, expedientillos y tocas que son generados en los órganos jurisdiccionales.
(Adicionado por el acuerdo C-052/2023) LEGAJOS ADMINISTRATIVOS: Se refiere a la documentación de apoyo en actividades administrativas, como, correspondencia, listas de acuerdo, documentación fiscal, contable y lo demás que se defina como tal por parte del área generadora ya sea un órgano jurisdiccional, no jurisdiccional o administrativo.
(Adicionado por el acuerdo C-052/2023) VALORACIÓN DOCUMENTAL: Revisar los valores que contenga la documentación para definir su destino final como depuración o preservación definitiva.
(Adicionado por el acuerdo C-052/2023) BAJA DOCUMENTAL: Descarte de la documentación que no cuenta con valores para su conservación.
(Adicionado por el acuerdo C-052/2023) REMESA: El conjunto de un mismo tipo de documentación jurisdiccional.
ARCHIVO GENERAL JUDICIAL: Oficina dependiente de la Presidencia del Tribunal Superior de Justicia.
(Modificado por el acuerdo C-052/2023) ARTICULO 3. El Archivo General del Poder Judicial es un órgano administrativo, dependiente de la Presidencia del Tribunal Superior de Justicia, destinado a la recepción, depósito, resguardo, conservación, orden y clasificación de documentación jurisdiccional y legajos administrativos generados por los órganos judiciales y dependencias administrativas del Poder Judicial, más como a proporcionar servicios de consulta al público en general que lo requiera conforme a lo establecido por este reglamento.
(Modificado por el acuerdo C-052/2023) ARTÍCULO 4. El Archivo General del Poder Judicial tendrá sus oficinas centrales en la Capital del Estado, y contará con las siguientes oficinas distritales:
I. Archivo Distrital de Torreón-San Pedro, con residencia en la ciudad de Torreón.
II. Archivo Distrital de Monclova, con residencia en la ciudad de Monclova.
III. Archivo Distrital de Río Grande, con residencia en la ciudad de Piedras Negras.
IV. Archivo Único Distrital de la Región Carbonífera, con residencia en la ciudad de Nueva Rosita.
V. Archivo Único Distrital de Acuña, con residencia en la ciudad de Acuña.
VI. Los Distritos Judiciales de Saltillo y Parras remitirán la documentación correspondiente a las Oficinas Centrales del Archivo Judicial General.
ARTÍCULO 5.- El Consejo de la Judicatura estará facultado para modificar la adscripción de los archivos regionales y distritales señalados en el artículo precedente.
ARTÍCULO 6.- La inobservancia de las disposiciones del presente reglamento podrán ser sancionadas por el Consejo de la Judicatura a propuesta de su presidente, sin perjuicio de las normas establecidas en la Ley Orgánica respecto a la jurisdicción disciplinaria.
(Modificado por el acuerdo C-052/2023) ARTICULO 7.- Todos los órganos Jurisdiccionales y Administrativos del Poder Judicial están obligados a remitir y depositar en los archivos de concentración los expedientes, legajos, libros y documentación cuyo trámite haya concluido o se encuentre suspendido sin causa o motivo justificado por más de un año, o bien a criterio de la persona juzgadora de conformidad con la legislación procesal aplicable.
TITULO SEGUNDO
DE LA COMPETENCIA Y ORGANIZACION DEL ARCHIVO GENERAL
CAPITULO UNICO
ARTÍCULO 8.- El titular del Archivo Judicial General será un Director, quien deberá contar, preferentemente, con título de abogado y tendrá a su cargo el despacho de los asuntos encomendados a la citada dependencia.
ARTICULO 9.- Para el despacho de los asuntos de su competencia, el Archivo Judicial General contara con el siguiente personal:
(Modificado por el acuerdo C-052/2023) I. Un Secretario o la persona que se designe para tal efecto.
(Modificado por el acuerdo C-052/2023) II. Una persona encargada, por cada archivo distrital o único;
(Modificado por el acuerdo C-052/2023) III. Auxiliares administrativos.
(Adicionado por el acuerdo C-052/2023) IV. Archivistas.
(Adicionado por el acuerdo C-052/2023) V. Demás servidores públicos necesarios para la adecuada prestación del servicio de conformidad con el presupuesto de egresos del Tribunal.
ARTÍCULO 10.- El Director del Archivo tendrá las siguientes obligaciones y atribuciones:
I. Dirigir técnica y administrativamente el Archivo Judicial.
(Modificado por el acuerdo C-052/2023) II. Recibir por lista de inventario, la documentación jurisdiccional o los legajos administrativos que le remitan los órganos del Poder Judicial.
III. Elaborar el inventario y catálogos de los expedientes y documentos que se reciban de los órganos judiciales.
IV. Proporcionar para consulta, expedientes y documentos a las partes legítimamente interesadas, sus abogados y/o investigadores, que lo soliciten por escrito, acreditando su interés.
V. Vigilar que las consultas sean exclusivamente en el Archivo. Así como llevar un control adecuado, que del manejo de documentos, hagan los lectores. Proponer al Presidente del Tribunal las reformas y mejoras que estime convenientes.
VI. Rendir un informe bimestral al Presidente del Tribunal comunicándole lo relevante que se haya detectado en el funcionamiento del Archivo.
(Modificado por el acuerdo C-052/2023) VII. Seleccionar la documentación jurisdiccional o los legajos administrativos que por su valor histórico, fiscal, contable y otro, resulten susceptibles a ser transferidos al Archivo Histórico para su preservación definitiva, y con ello dirigir la investigación histórica.
VIII. Vigilar que los empleados del Archivo cumplan con sus obligaciones y dar cuenta al Oficial Mayor de las inasistencias del personal para los efectos correspondientes.
IX. Realizar reuniones de trabajo con el personal de los Archivos Distritales y Únicos para capacitarlos en las labores del Archivo.
X. Asesorar técnicamente a los órganos judiciales y/o administrativos en el manejo de su documentación, cuando as le sea solicitado.
XI. Vigilar que los documentos que integran el acervo del archivo, se encuentren en buenas condiciones, y en caso contrario, tomar las medidas pertinentes, para lograr su conservación.
XII. Ser responsables de la pérdida o deterioro de documentos que se encuentren en el archivo de su adscripción, por negligencia en el desempeño de su encargo.
XIII. Autorizar con su firma copias simples o certificadas de los documentos del archivo a quien lo solicite y tenga derecho a ello.
XIV. Difundir el acervo del archivo histórico que se considere de interés para el público en general, previo acuerdo del Consejo o su Presidente.
XV. Cumplir que las demás obligaciones y atribuciones que señale la Ley Orgánica, este Reglamento y las demás que le encomiende el Presidente del Tribunal.
(Modificado por el acuerdo C-052/2023) ARTÍCULO 11.- Las personas encargadas de los Archivos Distritales y Únicos que existan en el Estado, en el ámbito de su competencia, tendrán las mismas obligaciones y atribuciones que para el Director del Archivo Judicial General se señalan en el artículo anterior.
(Adicionado por el acuerdo C-052/2023) Además de estas obligaciones y atribuciones, las personas encargadas del archivo distrital o único contarán con fe pública para expedir las copias certificadas que le soliciten respecto de las constancias que obran resguardas en los Archivos, Archivos Distritales y Únicos.
(Modificado por el acuerdo C-052/2023) ARTÍCULO 12.- El Secretario del Archivo o la persona que se designe, tendrá las siguientes obligaciones y atribuciones:
I. Planear, organizar, controlar y ejecutar todos aquellos pasos, medidas y actividades que sean necesarios para cumplir satisfactoriamente los objetivos del archivo.
II. Organizar los documentos y expedientes.
III. Clasificar y catalogar los expedientes y documentos, así como colaborar en la elaboración de los sistemas de control de localización, recibo y préstamo con que cuente el Archivo.
IV. Llevar un control de las solicitudes de consulta y préstamo de expedientes o documentos.
V. Sera responsable de las pérdidas o deterioros que sufran los expedientes o documentos que se encuentren en el Archivo, por negligencia en el desempeño de su encargo.
VI. Realizar todas las actividades que le encomiende el Director del Archivo.
VII. Llevar el control de la asistencia del personal.
VIII. Cumplir las demás obligaciones y atribuciones que señale la Ley Orgánica, este Reglamento y las que le encomiende el Presidente del Tribunal.
TITULO TERCERO
DE LA RECEPCION, DEPOSITO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
CAPITULO PRIMERO RECEPCION
(Modificado por el acuerdo C-052/2023) ARTÍCULO 13.-Se depositarán en el Archivo General, en los Archivos Distritales y Únicos la documentación jurisdiccional y legajos administrativos a que se refiere el artículo 7 del presente reglamento, generados por los órganos y dependencias del Poder Judicial
(Modificado por el acuerdo C-052/2023) ARTÍCULO 14. Para los efectos del artículo anterior, el Director, y las personas encargadas de los Archivos Distritales o Únicos recibirán las remesas y las listas, de manera preventiva bajo reserva de verificar que los expedientes y documentos remitidos, correspondan exactamente con los datos descritos en ellas.
Hecha la revisión, y comprobada la concordancia de las listas con el material recibido, lo comunicaran a la autoridad remitente, procediendo a su recepción efectiva. En caso contrario, remitirá oficio a la autoridad generadora, con la indicación de las anomalías observadas, a efecto de que las subsane o aclare. Subsanadas tales irregularidades o defectos, la autoridad remisora, enviará nuevamente los documentos jurisdiccionales o legajos administrativos con las listas por duplicado, para su recepción de acuerdo con lo expresado.
(Modificado por el acuerdo C-052/2023) ARTÍCULO 15. El Director del Archivo y la persona encargada de los Archivos Distritales o Únicos verificarán que en las listas que les sean remitidas, se exprese el órgano judicial al cual pertenece la documentación enlistada y que contengan los siguientes datos que se expresan a continuación:
(Modificado por el acuerdo C-052/2023) I. Para la documentación jurisdiccional:
a) Número estadístico.
b) El año de inicio de los expedientes.
c) Los nombres completos de las partes, salvo litisconsorcios, entonces se indicará el primer nombre completo del pasivo, procesado, sentenciado o activo según sea el caso y se agregará la expresión “y otros”.
d) El tipo de procedimiento, juicio o delito en procesos penales.
e) La indicación de ser expediente original, duplicado o ambos.
f) La cantidad de fojas del original y/o duplicado.
(Modificado por el acuerdo C-052/2023) II. Para los legajos administrativos:
a) El tipo de documento;
b) La fecha del mismo;
c) Las páginas del mismo;
d) Nombre del órgano generador que remite.
(Modificado por el acuerdo C-052/2023) III. Libros de Gobierno, control administrativo o de trabajo interno:
a) Órgano de origen.
b) El año de los mismos.
c) La cantidad de páginas.
(Adicionado por el acuerdo C-052/2023) Se agregará la indicación de si está completo, le faltan hojas, se sustituyeron o si se entrega con páginas en blanco y cuales son. Así mismo, se mencionará la fecha próxima de valoración documental para su segunda transferencia o baja documental por medio de depuración y reciclaje.
CAPITULO SEGUNDO
DEL DEPÓSITO
(Modificado por el acuerdo C-052/2023) ARTÍCULO 16. Las remesas de documentación jurisdiccional y legajos administrativos, se acomodarán y clasificarán en cajas de archivo y éstas se colocarán en sus respectivos departamentos que serán distribuidos por materia de la siguiente manera:
I. Materia Civil.
II. Materia Familiar.
III. Materia Penal.
IV. Materia Electoral.
(Modificado por el acuerdo C-052/2023) V. Materia Mercantil.
(Modificado por el acuerdo C-052/2023) VI. Materia Laboral.
(Adicionado por el acuerdo C-052/2023) VII. Materia Ambiental.
(Adicionado por el acuerdo C-052/2023) VIII. Administrativo.
(Adicionado por el acuerdo C-052/2023) IX. Histórico.
ARTÍCULO 17.- El orden de los expedientes en los anaqueles será de la siguiente forma:
I.- Por el Distrito Judicial del que procedan, tratándose de las oficinas centrales o del archivo Regional.
II.- Por órgano judicial al que pertenezcan.
(Modificado por el acuerdo C-052/2023) III.- Por número estadístico y año de radicación de manera progresiva.
(Modificado por el acuerdo C-052/2023) ARTICULO 18.- El orden de colocación de las cajas con documentación jurisdiccional y legajos administrativos, en los anaqueles será iniciando por la parte izquierda hacia la derecha del anaquel y de arriba hacia abajo del mismo.
CAPITULO TERCERO
REGISTRO Y CONTROL
ARTÍCULO 19.- Se llevara un control administrativo interno, para la rápida localización o información sobre la situación que guarden los documentos o expedientes que se encuentren en el Archivo, para tal efecto; el control se implementara con los siguientes medios:
I. Listas Alfabéticas: Se integraran carpetas por ano, una por cada órgano judicial remitente y en las mismas se archivaran las listas de envíos que se hayan recibido, en orden cronológico. Dichas listas contendrán los datos de identificación de cada expediente: juzgado de origen, ano, nombre de las partes, tipo de juicio y numero de fojas;
II. Índices Numéricos: Se llenaran los formatos diseñados para tal efecto, con los números de los expedientes que han sido recibidos en el Archivo, uno por cada juzgado y ano, los cuadros que aparezcan en blanco serán los números de los expedientes que aún no han sido remitidos al archivo, las actualizaciones se harán cada vez que el archivo reciba expedientes;
III. Tarjetas de Contenido en Cajas: En cada una de las cajas de archivo se colocara, por fuera, una tarjeta en la cual se describirá brevemente los datos de los expedientes o documentos que contenga la caja, así como indicaciones sobre situaciones de préstamo, y,
IV. Rotulado en Cajas. En cada una de las cajas de archivo se describirá brevemente los datos de los expedientes o documentos que contengan la caja.
TITULO CUARTO
ACCESO A EXPEDIENTES Y DOCUMENTOS
CAPITULO PRIMERO
CONSULTA
ARTÍCULO 20.- Las consultas de expedientes y documentos serán gratuitas. Los litigantes, investigadores y personas que tengan interés o necesidad de información que este contenida en los expedientes o documentos que se encuentran en el Archivo con fines personales, profesionales o académicos, podrán tener acceso a los mismos previa solicitud que por escrito realicen, de acuerdo con las reglas del art culo siguiente.
ARTÍCULO 21.- Las personas que acudan al archivo a realizar consultas deberán observar las siguientes reglas:
I. Llenar los formatos de solicitud que estarán a disposición del público en las oficinas del Archivo; presentando identificación personal;
II. Comprobar ser parte del juicio o estar autorizado por las mismas, mediante carta poder o escrito simple, ser abogado o representante de las partes con personalidad debidamente reconocida en el juicio;
III. En caso de investigadores con fines académicos o históricos, deberán presentar solicitud de autorización ante la Presidencia del Tribunal Superior de Justicia y una vez aprobada la misma se presentara en el archivo, cubriendo los demás requisitos.
(Modificado por el acuerdo C-052/2023) IV. El servicio de consulta de la documentación jurisdiccional por los interesados, abogados o investigadores, se hará en las oficinas del Archivo Judicial respectivo, cuidando el Director o auxiliar administrativo del mismo, que no se maltraten, extraigan hojas o alteren por los consultantes.
V. El consultante es responsable del cuidado y buen manejo de los documentos, libros y/o expedientes que le sean facilitados.
ARTICULO 22. En cada archivo habrá un libro de registro de consultas en el que se asentaran los datos del expediente solicitado, la fecha de la consulta y los datos de identificación de la persona que lo solicito, debiendo firmarlo el consultante.
ARTICULO 23. Previa solicitud hecha al Director se podrán obtener copias de los documentos o expedientes que integren el archivo judicial.
ARTICULO 24. Ningún empleado podrá ministrar al público datos sobre cualquier tipo de documentación que se conserve en el archivo, ni podrá copiar documentos, sin previa autorización del Director.
ARTICULO 25. El personal estará impedido para extraer del archivo todo tipo de documentación o facilitar a los interesados más de un volumen o expediente en cada ocasión.
ARTICULO 26. Es obligación del personal, dar aviso al Director del deterioro o faltante de alguna pieza, a fin de corregir la anomalía con la urgencia del caso.
ARTICULO 27. La atención al público se prestara en base al horario que la Dirección señale de acuerdo con las necesidades del servicio.
ARTICULO 28. Las personas interesadas en obtener copias fotostáticas de la documentación jurisdiccional del archivo deberán llenar los siguientes requisitos.
I. Acreditar su interés legítimo en el documento o expediente de que se trate.
(Modificado por el acuerdo C-052/2023) II. Redactar una lista por duplicado de los documentos o expedientes en que se interesen con un breve extracto del asunto y la ficha de colocación.
El Director del Archivo concederá o negará el permiso que se pretenda, teniendo en cuenta la calidad, naturaleza y carácter de los documentos que se deseen fotocopiar.
ARTICULO 29. Las personas o consultores que no observaren el presente reglamento, se le suspenderán sus derechos de consulta y si la causa lo amerita, serán puestos a disposición de la autoridad competente.
CAPITULO SEGUNDO
PRESTAMO DE EXPEDIENTES Y DOCUMENTOS
(Modificado por el acuerdo C-052/2023) ARTICULO 30.- El Titular del Archivo Judicial General y Encargados de los Archivos Distritales o Únicos, podrán autorizar bajo su más estricta responsabilidad, el préstamo de los expedientes o documentos que están bajo su cargo, únicamente a Órganos Jurisdiccionales o a otro tipo de autoridades que lo soliciten por escrito y debidamente fundado y motivado.
(Modificado por el acuerdo C-052/2023) ARTÍCULO 31.- Se llevará un inventario de préstamos en el cual se anotarán el documento jurisdiccional o legajo administrativo que sean prestados. El libro en donde se anote esta información tendrá una secuencia de registros de manera cronológica y sin dejar espacios vacíos entre los asientos. Además este libro de registro deberá estar foliado.
ARTÍCULO 32.- El servicio de préstamo a las autoridades, se realizara de la siguiente manera:
(Modificado por el acuerdo C-052/2023) I. La autoridad solicitante remitirá oficio al Director o al encargado del archivo, precisando los datos de identificación del expediente o documento y la razón de su solicitud.
Solo podrá solicitarse un documento jurisdiccional o legajo administrativo por oficio, en caso de requerir el préstamo de más de un expediente, deberá solicitarse en oficios separados;
(Modificado por el acuerdo C-052/2023) I. Recibida la solicitud, se procederá a la localización del documento jurisdiccional o legajo administrativo de que se trate y en el Libro de Control de Prestamos se registraran los datos correspondientes, en el cual deberá estamparse la firma y sello de la autoridad solicitante;
(Modificado por el acuerdo C-052/2023) II. Dentro del término de 3 días, siguientes a la recepción del documento jurisdiccional o legajo administrativo, la autoridad solicitante lo devolverá al archivo o comunicará lo motivos por los cuales continua con la utilización de este.
(Modificado por el acuerdo C-052/2023) III. Durante el tiempo que el documento jurisdiccional o legajo administrativo permanezca en consulta o utilización por la autoridad, esta tendrá el resguardo de los mismos y será responsable de su deterioro o destrucción.
(Modificado por el acuerdo C-052/2023) IV. Cuando los préstamos se realicen a autoridades de un Distrito Judicial distinto del lugar del Archivo Judicial respectivo, se anotará en el Libro de Control de Prestamos, el número de oficio de solicitud, oficio de remisión, numero de factura de correos y fojas enviadas del documento jurisdiccional o legajo administrativo.
ARTICULO 33.- La orden de préstamo se clasificara en el lugar que ocupe el expediente extra do, y el conocimiento respectivo de salida de este será suscrito por persona legalmente autorizada para recibirlo.
TITULO QUINTO
ARCHIVO HISTORICO
CAPITULO UNICO
ARTICULO 34.- El Archivo Histórico, tiene como objeto, el rescate, conservación, concentración, custodia y clasificación de acervos documentales emanados de la actividad de los órganos del Poder Judicial, que tengan importancia histórica, con el fin de que puedan ser utilizados bajo un rigor científico por investigadores e historiadores.
ARTÍCULO 35.- El Poder Judicial se reserva el derecho de reproducir los documentos del Archivo Histórico en copias fotostáticas, microfilme y otro procedimiento similar.
ARTICULO 36.- El Archivo Histórico se formara con aquellos documentos y expedientes que hayan sido relacionados con un suceso nacional, un personaje de la historia o que se encuentren vinculados a hechos pretéritos de relevancia para el Estado o país y se archivaran por anos y por órgano judicial de origen.
(Modificado por el acuerdo C-052/2023) El Director del Archivo, el área generadora o la Comisión Interdisciplinaria de Archivos o la persona que designe el Presidente del Tribunal dictaminará el valor histórico de los documentos y, tomara las medidas necesarias para evitar que los expedientes sean deteriorados por el transcurso del tiempo y medio ambiente.
ARTÍCULO 37.- Se llevara un registro de control para el Archivo Histórico. En listas, se contendrá un inventario con una breve reseña de los datos de cada uno de los documentos y sus contenidos; as como las observaciones históricamente relevantes sobre los mismos.
ARTÍCULO 38.- Los expedientes y documentos del archivo histórico no podrán ser prestados fuera del local del Archivo Judicial, sin previa autorización por escrito del Presidente del Tribunal.
El Director del Archivo llevara un control adecuado, que del manejo de documentos historicos hagan los lectores.
ARTICULO 39.- El Director del Archivo informara al Presidente dcl Tribunal sobre los documentos históricos existentes en el archivo, y remitirá el dictamen de valor histórico a la Biblioteca del Poder Judicial para mayor difusión de su existencia.
(Modificado por el acuerdo C-052/2023) ARTICULO 40.- Anualmente se llevará a cabo una revisión y selección de documentos o expedientes que deban transferirse al archivo histórico o aquellos que deban ser dados de baja, en este último caso se procederá al expurgo o depuración de los mismos previa autorización del consejo de la judicatura y a través de los métodos que se determinen.
(Adicionado p.o. 7 Viernes 23 de enero de 2004)
TITULO SEXTO
DEL FLUJO DOCUMENTAL Y DEPURACION DEL ARCHIVO DEL PODER JUDICIAL
CAPITULO UNICO
(Modificado por el acuerdo C-052/2023) ARTICULO 41.- Los documentos existentes corresponderán al archivo judicial que se integra mediante el conjunto organizado de documentos jurisdiccionales, en cualquier soporte, producidos por los órganos de primera y segunda instancia del Estado o al archivo administrativo dentro del archivo de concentración que se integra mediante el conjunto organizado de legajos administrativos en cualquier soporte, producidos por los órganos del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza.
(Modificado por el acuerdo C-052/2023) ARTÍCULO 42.- Los documentos jurisdiccionales o legajos administrativos que integran el archivo judicial, serán considerados dentro de cualquiera de las siguientes categorías:
TRÁMITE. La documentación jurisdiccional de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de los órganos del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza.
CONCENTRACIÓN. La documentación jurisdiccional inactiva hasta por un año o la que a criterio de la persona juzgadora debe resguardarse por así establecerlo la normatividad procesal aplicable y la concluida hasta por 70 años a partir de la fecha en que se ordenó su archivo. En relación a los legajos administrativos, dependerá de la legislación vigente.
HISTÓRICO. Conjunto organizado de documentos jurisdiccionales o legajos administrativos que tengan setenta o más años, a partir de la fecha en que se ordenó su archivo.
ARTÍCULO 43.- Se entiende por documento todo objeto producto del ejercicio de facultades o .de la actividad de los Órganos del Poder Judicial, o de un acto humano, que hace prueba histórica, declarativa representativa, de un hecho cualquiera, sin importar fuente o fecha de elaboración.
ARTICULO 44.- Se considera información la contenida en los documentos que el Poder Judicial del Estado genere, obtenga, adquiera, reciba, envíe, transforme o conserve por cualquier motivo.
(Modificado por el acuerdo C-052/2023) ARTICULO 45.- El Pleno del Tribunal Superior de Justicia y del Consejo de la Judicatura del Estado, dictarán en forma conjunta los acuerdos generales para fijar el procedimiento de depuración de los archivos judiciales y del archivo administrativo, mediante la desintegración material de documentos que realice el Director del Archivo Judicial General en conjunto con la Comisión Interdisciplinaria de Archivos, bajo la vigilancia del Visitaduría Judicial General.
(Modificado por el acuerdo C-052/2023) ARTICULO 46.- Tratándose de legajos administrativos, la depuración podrá realizarse después de que los mismos se hayan conservado durante dos años por lo menos contados a partir de la fecha de su depósito en el Archivo General, Distrital o Único siempre y cuando no se hayan clasificado como históricos.
ARTÍCULO 47.- Los titulares de los Órganos Jurisdiccionales, al dictar la determinación de archivo definitivo en los expedientes judiciales de su conocimiento, declararan si los mismos son susceptibles de someterse al procedimiento de depuración a que se refiere el art culo 45 de este Reglamento.
(Modificado por el acuerdo C-052/2023) ARTICULO 48.- La documentación jurisdiccional concluida, correspondientes al archivo histórico se enviarán para su depósito definitivo al Archivo General, en tanto que, los correspondientes al archivo de trámite y archivo de concentración, deberán permanecer en las respectivas áreas de resguardo documental, a cuya disposición permanecerán hasta en tanto, en su caso, clasifiquen en otro rubro.
(Adicionado por el acuerdo C-052/2023)
TITULO SEPTIMO
ARCHIVO ÚNICO
CAPITULO ÚNICO
ARTÍCULO 49. Para la aplicación de lo dispuesto en este capítulo y en este reglamento, se deberá observar lo establecido en el Plan Estratégico de Reorganización del Archivo Judicial General del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza.
ARTÍCULO 50. El Archivo Único tiene como objetivo recibir, registrar, albergar, integrar, usar y proteger los Archivos de Trámite y los Archivos de Concentración de los órganos del Poder Judicial dl Estado de Coahuila de Zaragoza, será especializado por materia, y estará bajo la dirección administrativa del Dirección General del Archivo.
El Consejo de la Judicatura, a propuesta del Archivo Judicial General y de conformidad con las disposiciones legales aplicables, deberá determinar la gradualidad en que se implementará el Archivo Único en los distritos judiciales el Archivo Único.
ARTÍCULO 51. El Archivo Único contará con el personal adecuado para realizar las actividades administrativas correspondientes a los procesos operativos del archivo de trámite y del archivo de concentración.
El personal deberá participar en cursos de capacitación, actualización y preparación para sus funciones que ofrezca la Dirección General del Archivo Judicial General.
Además, el Archivo Único contará con una persona auxiliar administrativo que laborará en el órgano jurisdiccional como enlace entre ambas áreas.
ARTÍCULO 51. El archivo de trámite realizará las actividades sobre los asuntos activos en los procesos de recepción de expedientes, resguardo, préstamo y consulta.
ARTÍCULO 52. El archivo de concentración realizará las actividades sobre los asuntos concluidos o inactivos en los procesos de recepción de segunda transferencia, resguardo, préstamo y consulta de expedientes. Así como, recepción, resguardo y préstamo de los legajos administrativos.
ARTÍCULO 53. El Archivo Judicial General, la Comisión Interdisciplinaria de Archivos, la Oficialía Mayor, la Secretaría Técnica y de Transparencia, la Visitaduría Judicial General y los órganos jurisdiccionales, llevaran a cabo las gestiones necesarias para dar cumplimiento a lo establecido en el presente capítulo.
ARTICULOS TRANSITORIOS
ARTICULO PRIMERO. El presente Reglamento entrara en vigor a los tres días siguientes a su publicación en el Periódico Oficial del Gobierno del Estado.
ARTICULO SEGUNDO. Publíquese en el Boletín de información Judicial; as mismo difúndase mediante su publicación en los estrados de los Juzgados de la Entidad y demás dependencias administrativas.
(Adicionado por el acuerdo C-052/2023)
ARTÍCULOS TRANSITORIOS
Primero. Se derogan todas las disposiciones que se opongan a la presente reforma.
Segundo. La presente reforma al reglamento entrará en vigor el mismo día de su aprobación.
Tercero. La Dirección del Archivo Judicial General, la Comisión Interdisciplinaria de Archivos y la Visitaduría Judicial General del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza, deberán realizar todas las gestiones necesarias para el cumplimiento de la presente reforma.
EL PRESIDENTE DEL TRIBUNAL SUPERIOR DE JUSTICIA Y DEL CONSEJO DE LA JUDICATURA DEL ESTADO DE COAHUILA DE ZARAGOZA
MAG. LIC. RAMIRO FLORES ARIZPE (RUBRICA)
CONSEJERO LIC. OSCAR CALDERON SANCHEZ REPRESENTANTE DESIGNADO POR EL PODER EJECUTIVO DEL ESTADO (RUBRICA)
EL MAESTRO ÁNGEL GABRIEL HERNÁDEZ GUZMÁN, SECRETARIO DE ACUERDO Y TRÁMITE DEL CONSEJO DE LA JUDICATURA DEL ESTADO DE COAHUILA DE ZARAGOZA, CERTIFICA QUE LA PRESENTE MODIFICACIÓN AL REGLAMENTO INTERIOR DEL ARCHIVO GENERAL, ARCHIVOS DISTRITALES Y ÚNICOS DEL PODER JUDICIAL DEL ESTADO DE COAHUILA DE ZARAGOZA FUE APROBADA POR EL PLENO DEL CONSEJO DE LA JUDICATURA DEL ESTADO DE COAHUILA DE ZARAGOZA POR MEDIO DEL ACUERDO C-052/2023 EMITIDO EN LA SESIÓN CELEBRADA EL 28 DE MARZO DE 2023.